Coordinator Là Gì? – Công Việc Của Coordinator Trong Nhà Hàng Khách Sạn | Lize.vn

Coordinator là thuật ngữ chỉ người giữ vai trò quan trọng và ảnh hưởng trực tiếp đến các nhân sự trong lĩnh vực nhà hàng – khách sạn (NHKS). Vậy coordinator là gì và công việc của một coordinator bao gồm những gì? Chúng ta cùng tìm hiểu qua bài viết này từ Hướng Nghiệp Á Âu nhé!

Coordinator là gì?

Coordinator là người điều phối hay còn gọi là điều phối viên, nhiệm vụ là quản lý và phối hợp với các bộ phận khác trong các nhà hàng, khách sạn để hoàn thành công việc chung một cách tốt nhất. Hiện nay, tại các nhà hàng, khách sạn, coordinator được chia thành nhiều vị trí cụ thể, giữ vai trò và nhiệm vụ quan trọng khác nhau.

(Ảnh: Internet)

Mô tả công việc của coordinator

Event coordinator

Event coordinator là vị trí điều phối viên tổ chức sự kiện. Các sự kiện lớn, nhỏ thuộc nhà hàng, khách sạn trước khi tổ chức đều phải thông qua event coordinator.

Nhiệm vụ chính của một event coordinator bao gồm:

• Lên ý tưởng và lập kế hoạch tổ chức sự kiện cho nhà hàng, khách sạn
• Phụ trách các event được triển khai từ bộ phận sale & marketing
• Phụ trách các hoạt động nội bộ (ví dụ teambuilding cho nhân viên)
• Chịu trách nhiệm sản xuất và phân phối tài liệu (thư mời, tờ rơi, poster, banner,…)
• Set up, tổ chức và triển khai sự kiện; giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình diễn ra sự kiện

Sales coordinator

Sales coordinator là người điều phối các lĩnh vực kinh doanh của khách sạn, nhà hàng. Sales coordinator thuộc bộ phận sale & marketing, đảm nhiệm các công việc sau:

• Tìm hiểu nhu cầu của thị trường, khách hàng và tiếp cận khách hàng tiềm năng
• Tạo dựng, mở rộng và tăng cường mối quan hệ kinh doanh
• Tư vấn, giải đáp các thắc mắc và khiếu nại của khách hàng trước, trong và sau khi sử dụng dịch vụ
• Quản lý hồ sơ, tài liệu về khách hàng
• Đảm nhiệm việc phản hồi điện thoại, email, fax,… của bộ phận bán hàng, marketing
• Sắp xếp các cuộc họp, quản lý các cuộc hẹn hàng ngày của trưởng bộ phận sale & marketing
• Tham gia vào quá trình lên ý tưởng cho các hoạt động bán hàng

(Ảnh: Internet)

F&B coordinator

F&B coordinator là thư ký cho giám đốc bộ phận ẩm thực (F&B). Vị trí này đòi hỏi rất nhiều kinh nghiệm và kỹ năng để thực hiện những công việc như sau:

• Hỗ trợ giám đốc F&B trong việc thiết lập hệ thống hồ sơ, vận hành hoạt động của các bộ phận khác
• Theo dõi kế hoạch của bộ phận F&B và giám sát, giải quyết các vấn đề liên quan đến đơn hàng, chương trình khuyến mãi, cuộc gọi điện thoại, thư điện tử,…
• Truyền đạt chính xác thông tin, báo cáo từ các bộ phận quản lý cho giám đốc bộ phận ẩm thực và ngược lại
• Giám sát quá trình cung cấp dịch vụ, đồng thời giải quyết các phản hồi của khách hàng
• Phối hợp với bộ phận tài chính làm các báo cáo về ngân sách, dự báo ngân sách theo năm/ quý/ tháng

Marketing coordinator

Công việc của marketing coordinator bao gồm:

• Tổ chức, sắp xếp công việc theo thứ tự quan trọng, theo dõi các dự án để đảm bảo tính liền mạch của quy trình và nguồn lực
• Hỗ trợ lên timeline cho dự án, quản lý công việc, cập nhật tiến độ, timeline
• Tương tác với các phòng ban khác để hỗ trợ dự án
• Thẩm định và đảm bảo chất lượng ấn phẩm (catalogue, voucher giấy…) và ấn bản điện tử (website, newsletter, Facebook…)
• Làm việc và thương lượng với nhà cung cấp để đạt giá tốt, kiểm tra đơn hàng

Làm thế nào để trở thành coordinator trong nhà hàng, khách sạn?

Bằng cấp, kinh nghiệm thực tế

Để trở thành một điều phối viên chuyên nghiệp, trước hết cần phải có các chứng chỉ và bằng cấp thuộc các ngành học về quản trị nhà hàng khách sạn, ẩm thực, sự kiện…

Ngoài ra, điều phối viên cần có kinh nghiệm làm việc thực tế để điều hành, tổ chức và phân phối các hoạt động của nhà hàng, khách sạn.

Kỹ năng tin học và ngoại ngữ

Ngoại ngữ là yếu tố cực kỳ quan trọng đối với một coordinator trong nhà hàng, khách sạn, do tính chất công việc đòi hỏi tiếp xúc với khách hàng, có thể là người nước ngoài. Hơn nữa, điều phối viên không chỉ là người biết tiếng Anh mà phải trau dồi thêm kiến thức về một số ngoại ngữ như: tiếng Trung, tiếng Hàn, tiếng Nhật,…

Bên cạnh đó, để xử lý các loại hồ sơ, tài liệu liên quan đến khách hàng, doanh thu…, coordinator bắt buộc thành thạo tin học văn phòng (khả năng đánh máy nhanh, cẩn thận, sử dụng thành thạo Word, Excel, Powerpoint, Outlook,…).

Khả năng điều phối công việc

Một coordinator bắt buộc phải có kỹ năng điều phối công việc tốt đối với tất cả các bộ phận trong nhà hàng, khách sạn mà mình phụ trách. Để đạt được mục tiêu chung, các coordinator phải có khả năng triển khai và điều phối công việc một cách suôn sẻ, thuận lợi và hiệu quả nhất có thể.

Các kỹ năng khác

• Chịu được áp lực công việc cao
• Có óc sáng tạo để lập kế hoạch và lên nhiều ý tưởng hay
• Chu đáo, cẩn thận và chăm chỉ
• Khả năng thuyết phục, chăm sóc khách hàng
• Thái độ lạc quan, vui vẻ và tự tin
• Bình tĩnh xử lý mọi vấn đề, khủng hoảng

Như vậy, bài viết trên đã giúp bạn hiểu hơn về coordinator là gì và công việc của coordinator trong nhà hàng, khách sạn. Nếu bạn đang làm việc tại môi trường khách sạn và muốn nâng cao kỹ năng, nghiệp vụ để trở thành nhà quản lý chuyên nghiệp thì có thể đăng ký tham gia các khóa học QTNHKS tại Hướng Nghiệp Á Âu ngay từ bây giờ nhé!